Pflichten für den Unternehmer

Für einen Transportunternehmer sind verschiedene Pflichten mit der Einführung des digitalen Tachographen
verbunden. Dazu zählen neben der reinen Datenerfassung u.a. das regelmäßige Kopieren, Auslesen
und Dokumentieren der Daten der Fahrerkarte bzw. des Massenspeichers des digitalen Tachographen (§ 4
III FPersG). Insgesamt muss der Unternehmer eine lückenlose Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten,
auch unter Einbeziehung von Schaublattdaten (aus analogen Kontrollgeräten), gewährleisten. Zur Auswertung der Daten benötigen die Unternehmen entsprechende Hard- und Software oder die Hilfe externer Dienstleister. Das notwendige Wissen zum Umgang mit dem neuen System kann z. B. in Schulungen
durch die Gerätehersteller erworben werden.

• Der Unternehmer muss spätestens alle 28 Tage die Daten von der Fahrerkarte kopieren (beginnend
mit dem ersten Tag der Aufzeichnungen).

• Der Unternehmer ist verpflichtet dem Fahrer auf sein Verlangen hin eine Kopie dieser Daten auszuhändigen.

• Der Unternehmer muss spätestens alle 92 Tage die Daten aus dem Massenspeicher des digitalen
Tachographen kopieren (beginnend mit dem ersten Tag der Aufzeichnungen) und ein Jahr im
Betrieb sicher aufbewahren.

• Während der Aufbewahrungszeit muss der Unternehmer die Daten gegen Verlust und Beschädigung
absichern (d.h. von den digitalen Daten müssen Sicherheitskopien erstellt werden).

• Ausdrucke aus dem Massenspeicher, wenn die Daten der Fahrerkarte bzw. aus dem Tachographen
nicht in digitaler Form gespeichert werden konnten, sind ebenfalls aufzubewahren. (Achtung:
Die Ausdrucke müssen licht-, wärme- und feuchtigkeitsgeschützt aufbewahrt werden.)
Die Unterlagen und Daten müssen in chronologischer Reihenfolge ein Jahr lang sicher aufbewahrt werden.


Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres
zu vernichten. Zu beachten ist dabei, dass Unterlagen, sofernsie für eine Besteuerung relevant sind, längeren
bzw. abweichenden Aufbewahrungsfristen unterliegen.