Einsatz von Leih- / Mietfahrzeugen

Bei Fahrzeugen ab 2,8 t zGG, die mit einem digitalen Tachographen ausgestattet sind, gilt grundsätzlich,
dass sowohl das vermietende als auch das mietende Unternehmen über eine Unternehmenskarte verfügen
müssen und jeder eingesetzte Fahrer seine Fahrerkarte benutzen muss. Es sei denn das Fahrzeug fällt
unter die Ausnahmen des Artikel 3 der VO (EG) Nr. 561/2006 bzw. des § 18 der FPersV.
Zunächst muss das vermietende Unternehmen beim Erwerb eines Fahrzeuges den eingebauten Tachographen mit seiner eigenen Unternehmenskarte aktivieren, bevor das Fahrzeug zum ersten Mal eingesetzt wird. Wird ein Fahrzeug dann vermietet, so ist danach zu unterscheiden, ob es sich um einen 1) gewerblichen oder 2) privaten Mieter handelt.

1. Vermietung an einen gewerblichen Mieter

a. Bei Beginn des Mietzeitraumes hat der Unternehmer (Mieter) durch Verwendung seiner eigenen
Unternehmenskarte den digitalen Tachographen zu aktivieren, um so sicher zu stellen, dass alle
von diesem Zeitpunkt an aufgezeichneten Daten ausschließlich seinem Unternehmen zugeordnet
werden und er alle Daten übertragen (Download) und sicher aufbewahren kann.

b. In begründeten Ausnahmefällen (z. B. plötzlicher Ausfall eines Fahrzeuges; Unternehmenskarte
steht kurzfristig nicht zur Verfügung) ist bei Beginn und Ende des Mietzeitraums vom Mieter ein
Ausdruck aus der Fahrzeugeinheit zu fertigen. Dauert der Mietzeitraum mehrere Tage, so ist täglich
ein Ausdruck zu fertigen. Die Ausdrucke hat der Fahrer unverzüglich an den Unternehmer
weiterzuleiten. Der Unternehmer muss diese Ausdrucke ein Jahr lang aufbewahren.

c. In der unter Punkt b. beschriebenen Ausnahmesituation ist zudem der Vermieter verpflichtet, dem
Mieter die Daten aus dem digitalen Tachographen
• auf dessen Verlangen, sowie
• nach Beendigung des Mietverhältnisses, spätestens drei Monate nach dessen Beginn oder der letzten Datenübermittlung, zur Verfügung zu stellen.
Der Datenschutz ist durch geeignete Maßnahmen sicher zu stellen.


2. Vermietung an einen privaten Mieter

Werden Fahrzeuge ab einem zulässigen Gesamtgewicht von 2,8 t bis zu 7,5 t vermietet, die mit einem
digitalen Tachographen ausgestattet sind, benötigt der private Mieter keine Fahrer- oder Unternehmenskarte.
In diesen Fällen ist jedoch das vermietende Unternehmen verpflichtet:

• den Tachographen mit seiner Unternehmenskarte zu aktivieren und

• die Daten aus dem digitalen Tachographen spätestens alle 3 Monate zu kopieren und
diese ein Jahr sicher aufzubewahren.

Werden Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht über 7,5 t vermietet, fällt seit dem 11. April 2007
auch der private Mieter unter die VO (EG) NR. 561/2006 und ist damit zum Einsatz einer Fahrerkarte verpflichtet.